这是个好问题，根据我的总结，所有智能设备上的任务管理软件，都在使用一个体系，我称之为 LTF 体系，由这个体系出发，我也会介绍相应的任务管理工具。
现代任务管理工具
在正式开始之前，首先我想向你介绍一下什么叫「现代任务管理工具」。
其实任务管理从古到今都一直在做，但直到几年前，大多数人还在纸上做任务管理。但是，我们不得不承认的，智能设备上的软件和应用，要比用纸做任务管理方便得太多了。
举个最简单的例子，我们把一天的任务列在了笔记本的一页纸上，结果没做完。怎么办？有一种以纸笔为媒介的记笔记方法叫做子弹笔记法，它会告诉你，把没完成的任务抄到下一张纸上。这个也很好理解，如果你不抄的话，你每一页都会有完成的和没完成的任务，这时候，比如说你有一个任务是半个月前记的，你就很难找到它了。
这种事在软件里就不会存在嘛，就算需要移动一个任务，我们动动手指就可以了。
软件让我们在组织任务，定制任务系统时有了很大的灵活性。还提供了基于时间和地点的提醒。最重要的是，任务系统不只是用来组织任务的，它还需要负责呈现任务。在这些方面，软件要比纸张有利得多。
LTF 系统
你可能用过各式各样的任务管理软件，然后用着用着不顺手，或者听别人说某个工具很厉害就想换掉自己正在用的工具。但用了新的以后，发现很不习惯，好多功能的名词可能也不认识，用来用去不知道怎么用。
那么在我用过很多软件之后，我逐渐意识到，其实所有的任务管理软件都在用一个体系，你明白了这个体系，你就能很好地把握每一个任务管理软件的功能了。
这个体系，我称之为 LTF 体系，L、T、F 分别是 List-Tag-Filter 这三个英文单词的首字母。
List 是列表，意思是所有任务管理工具都是以列表这种形式来组织任务的；Tag 是标签，在任务管理工具里，大多数功能，只要不是列表，都能视其为标签，比如优先级；Filter 是过滤，过滤就是我们前面说的用于呈现任务的功能。当我们的任务管理系统复杂到一定地步，能不能在最短时间内找到我们当时最需要做的任务，就依赖于过滤这个功能。
大多数工具，只有列表这个功能。这类工具我称之为基础任务管理工具，它们很容易学习，很容易上手，但是也很容易捉襟见肘。苹果和安卓都有自带的任务管理工具，一般都属于这种基础的工具。
而少数的工具，拥有列表、标签和过滤这种功能，它们就成为了高级任务管理工具。被人们所追捧、称赞的，多是这类工具，比如全平台的 Todoist，苹果平台的 2Do、Omnifocus 等等。
下面我就来详细为你解释一下 LTF 这个体系。
List 列表（L）
首先来说 LTF 中的 L，也就是 List 列表。列表我们很熟悉了，写下来三件你现在要做的事就是一个典型的列表。在任务管理软件里，列表一般有两种，第一种列表是用来装任务的，第二种列表是用来装列表的。还有一些列表既能装列表，也能装任务。
这个看起来好像有点绕，但实际上你想一下电脑里的文件系统就明白了。有的文件夹是装文件夹的，比如你的 D 盘就是个大文件夹；然后呢，最底层的文件夹一般都是装文件的；最后，有的文件夹里既有文件，又有文件夹。
任务管理系统里也一样，列表是一层一层嵌套的，因为我们需要把它们按照一定层级组织起来嘛。那么最底层的列表，就是用来放任务用的。而最顶层的列表一般只放列表。
有的任务管理软件，会给列表起一些其它的名字，比如说项目、文件夹之类的。当我们看到这些东西的时候，把它们统统看成列表，就不会因为不同软件的用语不同而搞不清楚列表这个功能了。
在任务管理系统里，最外层的列表一般是以你的不同身份决定的。比如学校、工作等。然后再进一步地，工作这个大列表里，可以放不同的项目列表，比如知乎私家课就是一个列表。在知乎私家课这个列表里，我们还有进一步的细分，比如提交初稿、提交正式稿、提交语音等，那么在提交初稿这个列表里的每个任务，就是这一套私家课里所有文章的标题以及作者了。
这就是最基本的通过列表来组织任务的方式，我们不断地拆分，直到拆分到每一个具体的任务。
Tag 列表（T）
然后来看一下 LTF 中的 T，也就是 Tag 标签。标签这种东西其实大多数人还很不熟悉。如果说，列表是用来确定一个东西的位置的话，标签就是用来体现一个东西的属性用的。属性可以横跨任务的位置和类别。比如白色是一个属性，把白色的事物聚在一起，我们可以想到完全不同类别的东西，比如白马、白纸、棉花糖…… 任务管理系统中也是一样，一个地点，就是任务的一个属性，比如说是便利店好了。在这个便利店里，我们可以完成「买菜」这个列表里，「买一打鸡蛋」这个任务；也可以完成「工作」这个列表里，「复印明天演讲用的材料」这个任务。所以你要记得，正如属性可以横跨类别，标签在任务管理工具里可以横跨列表。
那么一个任务能有多少属性呢？答案是一个任务可以有非常多的属性，但在这其中，最重要的是它的时间属性，其中最最重要的是「今天」这个属性。时间属性决定了一个任务的紧急程度。如果你用纸笔做任务管理的话，你最常看的就是写着你今天要做的事的这张纸，对吧？
在任务管理软件里，时间属性一般不会以标签的形式出现，它们大多直接化为了功能，要么是让你设定提醒时间，要么是让你设定执行时间或截止时间。总之会有让你对这个任务进行一个时间定位的功能。
除了看一个任务紧急不紧急，我们还要看一个任务重要不重要，对吧？。而一个任务的重要程度，是由优先级这个属性决定的。优先级这个属性一般也不再使用标签了，它会化为旗标、星标等等功能。
除了时间、优先级以外，还有非常多不同的任务属性没有被做进功能里面；这时候我们就可以用标签来标记这些任务的属性。
传统一点的标签有人物，即这个任务是指派给谁的，你可以给这个任务打上对指派人的称呼的标签，比如「李设计」；传统的任务标签中还有设备，即这个任务最应该用哪个设备去完成，比如打电话这种任务自然设备就应该是手机了，所以可以给这种任务打上「手机」的标签；比较传统的标签还有地点，是这个任务在哪做，一般任务管理软件里会有定位功能。
还有一个比较有趣的思路，是用精力来做标签：我们可以把精力分为两个档，「Focus」和「Brain Dead」。「Brain Dead」是脑死的意思，也就是说你当时的状态很差，根本就做不了任何需要注意力的工作。然后把那些需要我们最高注意力的事标上「Focus」，比如复习考试；把我们完全完全不需要特别投入注意力的事标上「Brain Dead」，比如整理照片之类的。
标签这个功能的重点是：它是用来体现一个任务的属性的，所以用来体现一个任务属性的功能，都可以视之为标签；另外，标签是横跨列表的，你可以通过标签，把不同列表中的满足同一个属性的任务提取出来。
Filter 列表（F）
最后一个是 LTF 中的 F，也就是 Filter，过滤，过滤这个概念熟悉的人也许就更少了。它的含义是，通过一定的条件，把我们需要的东西从一大堆信息中筛选出来。
举一个很简单的例子，「今天我工作时要做的任务」有哪些，这个需求，它其实有三个条件，第一个是今天、第二个是工作的任务（不是生活中、也不是学校里）、第三个是只分配给我的任务（而不是给李设计的任务）。
那么，在任务管理软件里，它对应的就是满足：在「工作」这个列表里，带有「我」这个标签的，并且执行时间是「今天」的任务。
这个看似很简单的需求，可以难倒一大片任务管理工具，高级任务管理工具能做到这一点的也屈指可数。所以等任务管理到了一定程度，我们选择工具的时候就需要测试过滤这个功能，要看这个它自定义程度高不高，只有自定义程度高的过滤，才能满足我们各种筛选任务的要求。
工具推荐
最后我推荐一些任务管理工具。
基础的很简单，Android 和 iOS 都自带有原生的任务管理工具，都足以在基础阶段使用。当我们的任务系统复杂到一定程度，或者我们不想再翻找任务，而是希望通过过滤，最快地看到那些符合我们要求的任务时，我们就需要使用高级任务管理工具了。这个阶段我个人推荐的是 Todoist，它在国内的一个代替品是滴答清单，但实力还是不如 Todoist。
因为当我们做任务管理到了一定程度的时候，我们会从各种地方把任务收集起来，比如我读了一篇文章我想要做笔记做批注，我就需要记一个任务。这种琐屑的任务有很多，如果都一个字一个字打，我是不耐烦的。而 Todoist 这种任务管理工具，可以通过更有效率的方式把它们自动记录下来。
如果你想要使用高级工具，如果你懂得如何使用国外的网站，英语不错，可以使用 Todoist，如果条件有限希望使用中文的工具，可以使用滴答清单。
好了，我介绍了 LTF ，也就是列表、标签、过滤这个任务管理体系，也介绍了一些主流好用的软件，来帮助你做好任务管理。弄清楚思路之后，你的生活和工作都会变得更加清晰。
学会使用这些好方法和好工具，让你的工作从混乱变到有序。备案号:YXA1MwnBr48cpv2reXAhMXL2