2022年1月8日
工作能力强的人往往拥有多任务下的工作规划能力。
当你的工作千头万绪，生活和学习不断有 deadline 的压力，那么你一定需要一个提高工作效率的规划方法。
要知道，我们想要提升工作效率，也许并不需要什么都做得很快，什么都压得很紧。当你优化了整个工作流程，一切都可以游刃有余地有序展开。
什么是「缩短关键线」方法？
钱学森有个说法「研制导弹，三分靠技术，七分靠管理」。
航天工程千头万绪，需要成百上千人的通力合作。如何让这些人更有效率地合作是一个至关重要的问题。
钱学森解决这个问题的方法就是「缩短关键线」方法。
他把一项任务分解为一个个具体的工作。把所有的工作用圆圈表示，先办的事情画在左边，后办的画在右边，然后在两个圆圈当中画一条直线，表示从前一个事情到后一个事情必须经历的工作，并标注所需时间。找出需要时间最长的一条线，这条线就叫关键线。
项目规划管理所需要协调管理的就是使得「关键线」所需时间能够尽量缩短。
因为它一缩短整个任务的完成时间就可以提前了。
比如上面这幅图中，关键线就是 1 到 2 到 5 到 6 到 8 这一条。
其实，兰德公司也曾经提出了一个非常类似的项目管理方法——「项目关键路径法」，核心思想和关键线方法如出一辙。这种关键路径方法也成为现代项目规划和管理的重要基础手段之一。
「缩短关键线」，本质上是决定做事的优先级和顺序。
因为想要缩短这条「关键线」，其实无非就是投入更高的优先级，更多的精力和时间。这与我们上一篇「时间规划」的内容有些相同之处。
这个方法说起来非常简单，每个人都应该一听就会，一说就懂。但是，真正能把方法用起来的人却不多。我们极少有人能接触到航天工程这样极度复杂的大项目，但并不代表缩短关键线的系统工程思维没有用武之地。
我是如何用「缩短关键线」方法做饭的
我曾经跟人开玩笑的说，我是一个上个厕所都要做个路线规划，把微波炉里的牛奶顺路端出来的懒人。当然，这其实是真的。
虽然并不会因为少走两步节省多少时间，但心里总会觉得多走一点就是浪费。（你以为我是一个好吃懒做的胖子？然而我并不胖，恰恰相反，我的 BMI 才 21。因为我却会专门锻炼和跑步，这是不是很矛盾？）
还有一个我引以为傲的事情，在家里做饭的时候，我是公认的「快手」。从走进厨房，到端出两菜一汤半个来小时就够了。
同样做这些饭菜，我老婆常常会忙活一两个小时。我曾经有意识地对比了我俩做饭的过程，发现了效率差异的关键因素。
我老婆做饭实际是线性的，而我的处理方式更像并行。
大家思考这样一个问题，如果你需要做三个菜。你会集中把菜洗好处理好，然后一个个的炒菜，还是洗一个处理一个就炒一个？如果你不假思索的回答，有一部分人一定会觉得，第一种方案更好，更快也更利索。
但是我的实际经验是，第二种方案更快！这就是我「快手」做饭的秘密。
大家稍微思考一下不难发现，速度快的核心，就在于炒菜的时间并不是完全有用的。除了爆炒需要时刻翻勺，有的菜其实需要简单炖一下，或者焖一会。
在这段时间里，一般人会无所事事，而得益于我的做菜规划，我会抓紧处理下个菜的食材。
而且，我其实会有意识把做菜的顺序调整成适合这样做的顺序。所以大家不要杠「炒菜你还能分心」这样的问题。
比如今天要做一个烧茄子，一个炒鸡蛋，一个油焖虾。那么我会把最不需要处理食材的油焖虾第一个做，然后在锅里焖虾的时候，抓紧处理茄子。油焖虾做好，茄子下锅，在焖一会的机会把鸡蛋打好。大家一定发现了，炒鸡蛋因为时刻需要翻炒，所以我放到了最后一个。
大家发现没有，整个做饭流程，其实有一条关键线——就是「锅」的工作时间。你无论如何缩减不了锅的工作时间。
所以，缩短关键线就是把其他事项，尽可能分配到关键线之外，然后让它并行处理。
为什么炒个菜都要动这么多心思？
这也许就是一个把「懒」融进骨子里的人最后的倔强吧。
对我来说，如果有时间，我还是更喜欢坐下来读会书，或者听听歌。这可比在厨房的油烟中汗流浃背舒服多了。
简单的家庭厨房就能体现不同工作方式的效率差别，复杂的企业运营，项目规划，不同工作方式的差别就更加巨大。
那么，如何利用好「缩短关键线」的思路，去规划我们日常的工作呢？
拆分，重组，任务并行——规划工作的三步走
之前实验室的大老板有一个大科研项目。他首先把项目的林林总总内容拆分开来，变成若干个子课题。然后给手下的学生分别安排不同的方向，小导师负责抓几个方向，而大老板负责统筹全局。这种规划很有技术，最重要的一些课题项目，往往都是大老板用最聪明能干的人承担，一些边角料杂货则会分配给硕士甚至本科生。这个过程其实和「钱学森领导航天工程」是很类似的。只不过规模要小很多。
想要让工作规划得更合理，其实核心是把握一个顺序问题。
而很多人其实都有误区——很多看似有顺序的事情，其实并没有顺序！
比如做三个菜这件事，看起来是有顺序的。但其实并没有那么严格的顺序，因为处理第二个菜食材并不一定要在第一个菜做完才开始。
再说一个我现在工作中常常遇见的例子。
我这几年带研究生做科研就发现，有的学生工作的习惯就是线性工作。
比如调整完代码运行，在运行的当口就无所事事的刷手机。我知道他并不想偷懒，只是确实没有跑完数据，没办法进行下一步。于是我就跟他说，你可以读一读文献，把论文的「介绍」部分写一写，或者把之前的一些结果画出图来。其实一篇论文的很多部分并不是必须实验数据跑出来后才能动笔的，有些部分，比如文章的介绍、实验方法的书写都是可以在结果还没出现的时候已经开始着手。
你看，一篇本身应该逻辑严密的科研论文，每一部分都不需要按照顺序完成。很多工作都是如此。
「缩短关键线」的原理说起来简单，但真正使用起来，还需要你对工作有系统的构思和规划。这种规划，可以分成三个步骤。
- 对工作进行细致拆分
把一件工作拆分开来，去找到每个小环节的顺序，以及哪些环节并不需要顺序进行。
拆分工作就像细化目标。一个庞大的目标会让人望而却步，但如果拆分开来就会容易实现很多。当然，我们的目的不仅仅是为了让工作看起来更容易实现，更重要的目的，是找到各个环节是否具有「顺序」。
所谓顺序，简而言之就是必须做完这件事，才能做下一件事。
比如盖房子的时候必须先打地基，然后才能盖上面的房屋。
但是，许多看似有顺序的事情，其实并无顺序。还是以盖房子为例，曾经大家觉得，地基打好了，再往上一层一层的盖楼是天经地义的事情。但是打地基和盖楼必然有先后顺序吗？预制件的出现颠覆了这种传统观念。
新的预制件的建筑方式，是在工厂加工制作好建筑用构件和配件（如楼板、墙板、楼梯、阳台等），运输到建筑施工现场，通过可靠的连接方式在现场装配安装。
你看，高楼大厦那一层层房子，并不一定要一点一点砌砖盖起来，它们完全可以在打地基的同时，在工厂加工完毕。
所以，拆分任务，然后去重新思索事物的「顺序」，可能会让你的效率有着质的提升。
- 任务重组
在将一个大任务拆分出若干小任务之后，就要进行再次重组。
重组的目的，是按照工作特点对工作顺序进行重组。或者哪些工作有强烈的相关性，可以放到一起进行。
比如上一节我讲自己做菜的例子，就是对做菜的步骤顺序进行了重组。把第二道菜的备料放到第一道菜开始炒的时间。
还有一个最常见的例子，就是路线规划。如果你是一名外卖员，你其实不自觉地在不停进行路线规划。你希望能够用最短的路送出最多的外卖（尽管意味着一些外卖会超时）。其实，送餐原本是按时间顺序排列的一系列任务，但想要提升效率，你就需要按照送餐地点把任务重新排列。
- 并行处理
最后就是并行处理任务了。在重组任务顺序之后，你其实就已经清楚哪些任务是可以并行处理的。
比如盖房子的时候，打地基和工厂加工预制件是可以并行处理的，这样能极大提升建筑效率。
另外，生活当中其实充斥着各种可以并行处理的任务，而且我们也很擅长。比如你会在吃饭的时候看剧，在泡脚的时候刷手机，在擦地的时候听相声。其根源在于，你的大脑在某个任务当口太空闲了，为了提高效率，让它同时处理两三件事也难不倒你。
当然，我并不支持你在学习的时候听歌，在需要认真工作的时候挂着 QQ 和别人闲聊。你需要分清楚哪些事情可以分心可以并行，哪些事情不行。
最后，通过这三个步骤，你应该可以更高效率地重新规划你的工作和生活了。
让自己的工作和生活效率飞起来吧！
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