财务管理的过程其实就是财务部门与其他部门打交道的过程。作为公司的一个重要职能部门,财务部与其他部门打交道自有其特点。财务部更注重对其他部门的监督,对办公室,要求报销合规合理;对业务部门,要求合同完整可信,风险可控,等等。所以财务管理也可以说是从财务的角度行使监督的职能。如果一个公司的财务部只负责接收信息,再把这些信息转换成会计信息,最终形成三张表,这样的财务部其实只能算会计部,或者是核算部。一个真正的财务部,应该针对监管职能制定出自己的核算办法,让核算为管理服务——核算是手段,管理才是目的。
说了这么多,那财务管理到底管什么?在我看来,只要与经营相关的管理活动都会涉及财务,所以财务管理也可以理解成什么都要管。但是你的角色定位是财务人员,所以要从财务的角度出发,管与财务相关的事情。
(1)管钱
这是货币资金财务监管最重要的一环,因为一家企业从成立到结束都在围绕着一个目标转,那就是「赚钱」!如果你仔细观察一下,也会发现各行各业的管理手段虽然各不相同,但最终目标都是一样的,就是把手中的钱放出去,换回更多的钱。所以加强应收账款管理是为了把钱收回来,加强存货管理、固定资金管理、无形资产管理等等也是一样。企业不论大小,开门做生意第一件事就是把钱管好。大型企业集团更是如此,把下属子公司的资金归集起来,统筹安排,既是为了效益最大化,也是为了资金安全。一个小小出纳把钱拿去炒股、炒期货、放贷,最后造成巨额损失的案例实在太多,都是监管不力的问题。子公司太多,员工的素质有高有低,有制度也很难做到执行到位,所以把资金收上来,统一管理才是王道!收上来怎么管就看各企业的具体情况了。任何资源集中起来总比分散发挥的作用要大,更何况是钱。我们可以和银行谈判,要求提供协定存款利率;可以和银行签订战略合作协议,要求更大授信额度,更便捷服务;可与信托公司谈,买些信托理财产品,有时可以争取到 10% 以上的收益,说不定比公司主业毛利率都高;也可以在集团公司内部成立财务公司,进行资金调剂,以丰补歉,降低资金使用成本。
总之一句话:管好了钱,什么都好办!
(2)管存货
一方面是核算管理,主要是成本的归集,要重点关注制造费用,就是期间费用资本化,调节利润;建议做好制造费用的财务分析,同时把制造费用明细项简化,业务招待费、办公费之类的科目千万不能设。还有就是库龄问题,务必做好库龄分析,一年以上的存货除非有证据能证明已升值,否则必须提跌价,让子公司认识到长库龄对业绩的影响,达到盘活资产的目标。
(3)管投资
最好不要让子公司有投资理财的权限,经营就是经营,投资还是交给集团管理比较好,里面水太深,风险也大,权力一分散,就没法管理了。具体怎么投,可以另写一本书了,这里就不多说了。需要提醒的一点是,简单的理财性投资财务的发言权应该大一些,但战略性的投资,比如成立或购买某个公司,进军某个行业之类的,财务人员应当守好本分,不是你的事就不要随便表态。财务要关注的是被投资方财务数据的真实合理性。
(4)管往来
往来的管理重点在授信,这里的授信指的是对客户授信。财务人员要能认识到应收账款相当于短期贷款,超期收不回的应收款是有机会成本的,一样会给企业带来损失,很多坏账往往是长时间不催收导致的。要统一授信制度,可以通过信息化把授信期设计好,超期的不许再发货。
(5)管采购和销售
这个最重要,也最不好管理。如果是集团公司,最好能上收采购权和销售权,可以设一个专门的采购公司和一个专业的销售公司;这样做也有问题,就是很难保证采购公司或销售公司的专办人员不会出问题。建议让生产单位也参与进来,至少有个建议权,相互制衡。
6. 利用信息化技术
这里要强调的是「利用」两个字。不要求我们什么都会、什么都精,但当今时代,信息化是任何一个岗位都回避不了的问题,尤其对财务岗位而言,信息化取代核算会计职能已经显而易见了。但信息化不是万能的,它还取代不了财务管理岗位,这就要求我们掌握一定的信息化技术,进而利用信息化技术提升财务管控能力,为企业管理工作服务。
利用不等于依赖。信息化技术对各行各业的影响已经是有目共睹了,导致有部分人产生了错觉:有事就找信息化!管理上有需求,找信息化;管理上有问题,也找信息化。其实信息化技术说到底也是一种工具,解决问题最终还是要靠人。有部分企业应用信息化技术多年,模块也装了不少,但管理水平却没有多少提升,甚至还下降了。主要原因就是过于依赖信息化了,没有抓到问题的实质。以前内控出了问题,可以找责任人;现在内控出了问题,就都是系统问题,是系统不完善,所有人都没有责任了。长此以往,问题不仅得不到解决,反而会越来越多。
7. 会做预算管理
中介机构或是上级主管到一家公司审计或检查,通常都会问一句:你们单位有预算吗?有没有预算已经成为衡量一家公司管理水平高低的重要指标了。回答通常也都是一样的:我们有预算。实际上,绝大多数达到一定规模的公司都有预算管理,但执行的程度就有高低之分了。预算管理的终极目标是实现全面预算管理,这个口号很多企业都会喊,不要说公司领导了,就是财务人员,又有多少人真正理解什么是全面预算呢?我曾经问过一位全国知名的软件公司顾问:你们全面预算系统真正实施成功的有几家?对方回答,他自己实施过的真正达到全面预算管理目标的公司还没有一家,更多的公司只是声称达到了而已。由此可见全面预算管理的难度。所以财务人员为企业做预算要明白以下几个要点:
(1)首先要告诉高管,预算不是仅靠财务部门就能做好的(当然,如果只是为了应付上级部门,那财务人员也能做预算,但都是表面功夫)。做预算,公司从上到下就都要有预算意识,从定目标到编制,从执行到考核,公司每个部门都要参与。财务部门可以牵头,比如培训、答疑、指导,但核心永远是一把手,没有一把手的全力支持,预算目标永远也无法实现。
(2)结合公司实际情况制定预算目标。要明白做预算是为了控制费用还是为了控制成本,或者是投融资也要带上。一开始不要把目标定得太大、太高,不然到时候预算与实际脱节,做了也等于没做,最后士气没了,来年再做压力大,难度也大。
(3)做到权责发生制与收付实现制各有侧重。财务预算当然是以财务为核心,但不等于以会计准则为核心。很多财务人员习惯按会计核算的方法编预算,核算有什么会计科目,预算就有什么科目,核算要出三张报表,预算也要出三张报表,但这样的预算只是表面好看,但没有侧重点,最终效果并不好。比如资金预算,编制目的通常是全年能为公司经营提供足够的资金,且不会出现资金闲置。我们要细分到每个月甚至每一周存量资金有多少,有多少资金流入,有多少资金流出,如果流出大于流入,缺口有多大。这显然要运用收付实现制原则。
(4)经营预算要与财务预算联系起来。经营预算的编制主体是业务部门,财务预算的编制主体是财务部门,一家公司的成败最终还是取决于业务经营的好坏,所以财务预算的依据是经营预算,目标也是为经营服务。所以经营预算不能由财务部门代编,但也不能各编各的,财务部门要为业务部门培训预算管理知识,协助制定预算目标,做好沟通、解释工作,帮助业务部门完成经营预算工作。
(5)预算是各部门工作的考核依据。大多数预算沦为形式就是最终考核不到位。如果预算不能成为考核的依据,那就不会有人重视预算,来年更不会有人认真编制预算。管理目标定得再合理,没有执行就无法落到实处。
8. 博学的财务人
前面说过,财务管理要求我们与各个部门打交道,而人与人沟通的前提就是要了解对方,明白对方的立场和想法,不然各讲各的,很难成事。对外,我们最常接触的税务、工商、财政等部门,特殊行业还有主管机关,所以最基本的行政法规和流程都要知道一点。平时没事看看财经新闻,关键时候真能用上。对内,和业务部门的联系主要是风险和考评,控制业务风险要求我们了解一定的行业特点,如果你们有进出口业务,就必须掌握与汇率、进出口贸易相关的知识。最新的上市公司财报,与金融工具相关的风险已经是一个重要的必填项了,里面要求披露的信用风险、流动性风险、市场风险(包括汇率风险、利率风险等)涉及的知识面相当广,没有一定的金融知识看报告都费劲,更别提编制了。风险如此,核算成本利润也是一样,不同的业务类型核算方法不一样,制造业的成本核心是预算,也就是定额成本管理,没有定额成本就无法与实际成本比较,也就没办法实时监控。商品贸易业成本核算相对简单,重点不是算毛利率,而是核算机会成本或资金成本。比如,一笔业务毛利率是 2%,对于商贸行业来说也算不错,但账期是一年,最终收益还不如定期存款高,看似赚钱,实际是亏了。不同的业务管理重点不同,要抓住重点,就要求我们了解业务,至少不能说外行话。
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